Trabalho+prático+3

Introdução 0 - Avaliação e Selecção 1 - Eliminação 2 - Contrapor de modo fundamentado, o método usado pelas Ciências Documentais tendo como exponente máximo o IANTT e o método aplicado pela Ciência da Informação defendido por autores como Armando Malheiro, Fernanda Ribeiro. 3 -Descrever detalhadamente cada um destes métodos, aplicando o método usado pelo IANTT ao caso de estudo – AEESEIG 4 - Procedimentos e metodologias 4. 1- Diagnóstico e análise de necessidades 4.2 - Estudo do contexto de produção documental 4.3 - Levantamento, descrição e análise da documentação 4.4 - Definir critérios de avaliação 4.5 - Definir métodos de amostragem 4.6 - Relatório de avaliação e procedimentos para aprovação Conclusão**
 * Sumário

No âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo será analisada a informação produzida e acumulada pela Associação de Estudantes da nossa escola, desde o seu início de actividade até aos dias de hoje. O Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG está dividido em vários sub-fundos, sendo que ao Grupo 1 e Grupo 2 coube estudar o sub-fundo AESEIG-VC 1991-2001. O desenvolvimento do trabalho foi dividido pelos vários elementos dos grupos, sendo que na última parte do tentamos reunir os diferentes pontos de vista de cada elemento no que concerne à “opinião” quanto à implementação de uma nova metodologia de organização do arquivo. Para elaborar um plano de classificação que correspondesse às necessidades da instituição baseamo-nos na análise da documentação existente (documentação produzida e recebida). Referimos ainda que, uma vez que este arquivo definitivo se refere ao período de 1991 a 2001, algumas informações já não se encontram disponíveis, o que de certa forma nos dificulta.
 * Introdução**

A avaliação e selecção é uma tarefa fundamental para a regulamentação e estabelecimento de um processo arquivístico metodológico e eficaz, proporciona uma optimização dos meios disponíveis pela organização. Esta fase é de grande responsabilidade e maturidade que implica avaliar e seleccionar a documentação com teor histórico e importância probatória, estabelecendo assim prazos legais para a conservação e o destino final a dar á documentação. O ciclo vital dos documentos depende em boa medida de um bom processo de classificação, mas essencialmente de instrumentos arquivísticos eficazes na avaliação e selecção documentais. A avaliação é encarada como um instrumento de preservação de património arquivístico. É um processo que resulta de uma aplicação de requisitos, onde consta a preparação de uma tabela de selecção que ande em consonância com o plano de classificação da organização em causa. É neste processo de avaliação dos documentos que é atribuído um valor, podendo ser: primário o secundário, fixando prazos de conservação. Designa-se assim a Teoria das três idades, onde refere as tês fases em que estes estão divididos: - Fase activa – nesta fase os documentos utilizam-se de forma regular para o cumprimento das acções que fundamentam a sua produção; - Fase semi-activa – os documentos não têm obrigatoriamente de ser utilizados no dia a dia, contudo, apresentam ainda valor para o organismo que o produz; - Fase inactiva – nesta fase os documentos perdem por completo o valor frequente para a entidade que o produz, podendo mesmo ser eliminados, mas, na eventualidade de ainda possuírem um valor secundário poderão ser conservados por tempo indeterminado.
 * 0 - Avaliação e Selecção**

 A eliminação consiste na destruição de documentos de arquivo que não têm valor histórico, pode ser efectuada através, de corte, trituração, queimados ou por maceração, dependendo do respectivo suporte assim como da confidencialidade dos documentos. No que respeita á eliminação de documentos, é necessário a elaboração de um “Auto de Eliminação”, neste, deve constar a data de eliminação; o organismo que executa a eliminação; o local; o processo utilizado; o diploma/despacho que autoriza a eliminação ao relatório da avaliação; assinaturas dos responsáveis pelo arquivo; relação dos documentos a eliminar. Todos os documentos têm um período de actividade, passado esse período, os documentos tornam-se semiactivos, constituindo os arquivos intermédios e conservados por motivos administrativos, legais ou financeiros. Numa fase posterior os documentos circulam para o período de inactividade, ficam sujeitos ao processo da avaliação, originando uma de duas situações: conservação como arquivos definitivos para os documentos com valor histórico ou eliminação para documentos sem valor primário e que deixam de ser úteis ao organismo produtor. Contudo, este ciclo não é imóvel porque um documento semiactivo pode passar ao estado activo ou transitar directamente de activo para inactivo. O ciclo de vida dos documentos é um dos fundamentos da disciplina arquivística. A escolha do processo de eliminação é determinada pelo organismo produtor ou detentor da documentação. A selecção dos documentos para eliminar deve respeitar o determinado na tabela de selecção, aprovada em Portaria, caso exista, e não transgredir as leis vigentes. A tabela estabelece os documentos de conservação permanente e fixa os prazos e condições de eliminação dos documentos remanescentes.
 * 1 - Eliminação**

3 -Descrever detalhadamente cada um destes métodos, aplicando o método usado pelo IANTT ao caso de estudo – AEESEIG**
 * 2 - Contrapor de modo fundamentado, o método usado pelas Ciências Documentais tendo como exponente máximo o IANTT e o método aplicado pela Ciência da Informação defendido por autores como Armando Malheiro, Fernanda Ribeiro.

O método aplicado pela Ciência da Informação, defendido pelos autores Armando Malheiro e Fernanda Ribeiro, é o método quadripolar, que consiste no seguinte. O método quadripolar consiste na substituição dos princípios arquivísticos que eram meras regras empíricas e rudimentares, aonde se promove a interdisciplinaridade, sustentando-se na interdependência dos pólos. Sendo quatro pólos, que constituem o método quadripolar. O primeiro pólo é, o pólo epistemológico, que corresponde à cultura cientifica, aonde se enquadra a constante reformulação dos parâmetros discursivos, a linguagem envolvida no processo cientifico que traduz através de símbolos verbais ou não verbais, os valores particulares por um grupo de investigadores, dos paradigmas e dos critérios de cientificidade, objectividade, fidelidade e validade que dirigem todo o processo de investigação; O segundo pólo, o pólo teórico diz respeito às hipóteses, aos princípios, a formulação de hipóteses e teorias operatórias com as quais os indivíduos abordam o objecto arquivo, os planos de descoberta, o pólo teórico rege-se de um conjunto de leis, os princípios sendo eles: a) Lei de acção estruturante - todo o colectivo, formal ou informal, que molde a estrutura organizacional e a sua especificidade funcional em evolução dinâmica, b) Lei de integração dinâmica – o arquivo integra e está ligado com outros sistemas, não havendo arquivos separados o arquivo está aberto à informação que vem de fora e è fruto de outros sistemas. Os contextos justificam o arquivos, c) Lei da grandeza relativa – todo o arquivo se desenvolve como estrutura orgânica simples (unicelular) ou complexa (pluricelular), d) Lei da pertinência - a recuperação da informação faz se tendo em conta as exigências da estrutura ou do conceito: O terceiro pólo, é quando o investigador entra em contacto, por via instrumental, com a realidade objectivada, neste pólo, designado de pólo técnico destacam-se duas variantes: 1) observação de casos ou de variações, recolha de dados institucionais, descrever a origem e o funcionalismo interno do arquivo, através de varias técnicas ou procedimentos ex: questionários, entrevista entre outros de forma a reunir todos os dados pertinentes para o conhecimento do sistema; 2) avaliação/ análise retrospectiva e prospectiva, aonde se sujeitam os resultados da avaliação a um rigoroso exame que permita revelar e caracterizar o essencial da estrutura de cada arquivo (avaliação retrospectiva) ou antecipar situações potenciais (avaliação prospectiva); O último pólo, o pólo morfológico, consiste na apresentação dos dados, depois da recolha e análise dos mesmos, a apresentação dos instrumentos de acesso, é o produto final, depois de os dados terem sido criados no pólo teórico e aferidos nos pólo epistemológico, ilustrando ao pendor interactivo de investigações do método quadripolar.

4. 1- Diagnóstico e análise de necessidades**
 * 4 - Procedimentos e metodologias

É fundamental uma política de gestão de informação, principalmente tendo em conta que nos encontramos na tão conhecida “Sociedade da Informação”. São imensas as vantagens que a gestão de informação proporciona. Através de uma correcta e eficiente gestão da informação é possível determinar as necessidades de informação da organização, facilitar a distribuição e o intercâmbio da informação, analisar e avaliar a utilização da informação. Será também uma ajuda preciosa no sustentamento de decisões. Assim, uma organização que não adira a uma política de gestão de informação, corre o risco de não conseguir, ou pelo menos terá mais dificuldades em, por exemplo, localizar e aceder a documentos. As decisões e acções não serão devidamente fundamentadas pelo que a perda de oportunidades poderá ser uma constante. As necessidades de informação surgem dos problemas, incertezas e ambiguidades encontrados em situações e experiências organizacionais específicas. É muito importante que os membros da organização reconheçam a volatilidade do meio ambiente e procurem informação sobre as suas características principais. Isto vai permitir que compreendam a situação da organização bem como recolher informações que facilitam a tomada de decisões e a resolução de problemas. Como resultado, a determinação das necessidades de informação não se pode restringir à pergunta “O que quer saber?”. Também devem ser colocadas questões como: “Por que é que precisa de saber isto?”, “Como se apresenta o seu problema?” e “Sob que forma precisa de saber isto?” [1]. As necessidades de informação são contingentes, dinâmicas e multifacetadas e só é possível uma especificação suficientemente completa dentro de uma representação rica de todo o ambiente de utilização de informação.

[1] McMullin e Taylor, 1984


 * 4.2 - Estudo do contexto de produção documental**

A arquivística é um conjunto de princípios, conceitos e técnicas que são observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos. A produção corresponde á parte em que o arquivista deve influenciar para que os documentos sejam tratados de forma padronizada. A organização é o princípio em que o arquivista utiliza técnicas de classificação e descrição. A arquivística fundamenta-se nas bases modernas da Revolução Francesa, esta, cuida da informação que tem por objectivo tornar-se evidente, um factor de prova de que algum evento aconteceu. O tratamento técnico dos documentos arquivísticos faz parte de etapas de trabalho, como a descrição, avaliação, conservação e restauração de documentos. Inclui também como perfil a direcção e organização dos centros de informação constituídos de acervos arquivísticos, assim como serviços de microfilmagem e de informatização (digitalização) aplicados aos arquivos. É ainda de sua competência elaborar projectos, pareceres e demais trabalhos que tratem de assuntos arquivísticos, assim como assessoria aos trabalhos de pesquisa científica, jurídica, administrativa e técnica. Trata-se do profissional analista e gestor de processos documentais e deverá estar apto a trabalhar as soluções de tratamento funcional da documentação arquivística, atendendo às demandas administrativas e técnico-científicas de instituições públicas, privadas e organizações não governamentais. O profissional deve conduzir a gestão da informação, o acompanhamento do processo documental e informativo, a identificação das espécies e tipologias documentais, o planeamento para o tratamento de novos documentos e o controle de meios de reprodução.

 Para conhecermos o contexto da produção informacional no âmbito da primeira fase de gestão da informação, devemos efectuar um recenseamento documental. Aqui procede-se a um estudo prévio da documentação que é produzida e recebida, particularmente, através da pesquisa das plantas da instituição, de forma a conhecer os respectivos serviços e/ou departamentos orgânicos, que vão determinar quais são os que produzem documentação. Outro ponto essencial é o estudo dos organigramas representativos da estrutura orgânica, que permitem analisar o objecto em estudo, complementando-se com o estudo dos diplomas legislativos, ou seja, a análise dos instrumentos legais regulamentadores (legislação), que permitem apreender quais as funções destinadas a cada órgão e/ou serviço da Instituição. Deste modo, com o recenseamento permitir-se-á saber, fundamentalmente, os seguintes parâmetros: identificar quais os métodos de organização da documentação; analisar a existência de instrumentos auxiliares de classificação; conhecer os circuitos por onde a documentação circula; apurar as funções da documentação; recolher dados elementares sobre a documentação em fases activa, intermédia e definitiva (natureza dos suportes, análise dos processos existentes, dimensões da documentação acumulada, conhecimento do destino dado à documentação após a tramitação administrativa, avaliação da capacidade de recuperação da informação); caracterizar o sistema de instalação e armazenamento da informação; avaliar as condições de conservação da documentação acumulada; avaliar a necessidade sentida pelo serviço, em relação à gestão documental e à gestão integrada do seu próprio arquivo. Além disso, na caracterização orgânica e funcional do serviço, é fundamental a realização de formulários de forma a conhecermos melhor as competências e funções dos recursos humanos envolvidos.

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 'Arial','sans-serif'; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> No levantamento se que efectuou, foi a fase de identificação dos elementos que caracterizam o fundo documental do arquivo da Associação de Estudantes da ESEIG de Vila do Conde, entre o período de 1991-2001, nesta fase está a de produção ou acumulação do arquivo deste órgão, nesta fase do levantamento que se efectuou é o reconhecimento e rotina da produção e desenvolvimento dos documentos no órgão produtor, o resultado deste balanço, a documentação é baseada em documentos de suporte em papel, estes com características diferentes ou seja: jornais, fax, ofícios, divulgações de eventos, entre outros. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: 'Arial','sans-serif'; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-size: 11.5pt">Os dados recolhidos no levantamento dos documentos assume um papel de grande importância para utilizar no processo de avaliação.
 * 4.3 - Levantamento, descrição e análise da documentação**

Critérios de avaliação são características que dizem respeito à identificação do valor primário atribuído à documentação, pela instituição produtora, determinando prazos de conservação durante a fase activa e semi-activa dos documentos produzidos. É essencial para uma boa política de conservação, que todas as entidades promovam um processo de avaliação a aplicar à sua documentação. Desta forma a organização procederá à determinação do destino final da documentação, à sua eliminação, bem como à forma de conservação. Os critérios de avaliação a seguir, devem ser os estabelecidos pelo IAN/TT, Órgão de gestão nacional dos arquivos. Como critérios gerais temos o critério para atribuição do valor secundário e o critério da importância. O critério para atribuição do valor secundário considera de elevado interesse as séries ou sub séries documentais que contenham documentos relacionados com a criação, organização, constituição e regulamentação do organismo produtor, bem como documentação que integre leis e regulamentos da mesma. São ainda de valor secundário a documentação relativa ao funcionamento do organismo e sua evolução; as funções do mesmo; documentação que refira as actividades desenvolvidas; documentação que integre os direitos do organismo produtor e outras entidades ou pessoas. Consideram-se também os documentos de referência a casos de contencioso ou jurisprudência, e documentação de marketing/promoção acerca da empresa; assim como informação documentada sobre acontecimentos sociais, económicos, políticos, religiosos, etc. Relativamente aos critérios específicos para atribuição do valor secundário em situações de duplicação do conteúdo informativo, consideram-se como mais importantes as que contenham exemplares principais, os que se constituam em órgão ou serviços de nível superior, bem como os que se apresentem como documentos de síntese. Quando é detectada a duplicação de conteúdo informativo em séries ou sub-séries documentais dos distintos organismos da Administração Pública, valoriza-se as que constituem em organismo que digam respeito de funções-fim, e documentação constituída em organismos que reúnam informação recolhida de múltiplas proveniências. Só se admite a eliminação de séries ou sub-séries quando se justifica que o conteúdo das mesmas se encontra salvaguardada numa ou outra série de um organismo, quando este dispuser de tabela de selecção aprovada e publicada em Diário da República. No que se refere à documentação de interesse informativo e cuja informação já tenha sido publicada, admite-se a eliminação dos originais depois de serem cumpridos os prazos de conservação na fase activa e semi-activa da mesma e depois de ter sido atribuído à documentação um número de depósito legal e que se conserve pelo menos um exemplar da publicação. O Critério de Importância prende-se a situações excepcionais, referindo as séries ou sub séries que mereçam uma segunda avaliação a efectuar no momento da selecção onde se aplica a tabela se selecção. Considera-se importante todo o processo ou dossier independentemente do valor ético ou moral que se lhe possa atribuir. Estes processos podem referir-se a pessoas que se destacam em determinada época; caso tenha acontecido um acto ou acontecimento excepcional que mereça destaque; ou se reporte a um assunto polémico e inovador, bem como se reportar a um período de grandes agitações políticas, sócias, entre outras.
 * 4.4 - Definir critérios de avaliação**

Os métodos de amostragem são utilizados para efeitos de conservação permanente, imposta pelo volume de documentação produzida e pelos custos da sua conservação, deve ser entendida como um procedimento excepcional, que é implementado apenas quando surge uma necessidade especial. Concluída a avaliação e o processo tenha sido concluído através de métodos de amostragem a determinadas séries, tem que se justificar a opção do porque deste método, e quando documentos da forem eliminados tem que se explicar o porquê de se eliminarem. São executados quando a documentação tem as características da se prestem à aplicação destes métodos, não se reconheça à série em causa um interesse informativo que justifique a sua conservação permanente global e ao mesmo tempo se considere demasiado radical a opção pela eliminação global. Temos quatro tipos de amostragem: a amostragem exemplar, a amostragem selectiva, a amostragem sistemática e a amostragem aleatória. A amostragem exemplar conserva um ou mais documentos de séries que seriam totalmente eliminadas, com o objectivo de documentar uma prática administrativa determinada, interesse arquivístico é reduzido e a sua utilidade histórica é limitada, os exemplares conservados apenas servirão como indicador da existência de determinado tipo de documentos. A amostragem selectiva utiliza a selecção qualitativa de exemplares numa série com o fim de conservar e identificar, não só a prática administrativa, como o seu valor excepcional para fins de investigação, método subjectivo que se utiliza para salvaguardar processos e documentos que ultrapassam o nível comum de interesse e que são muito solicitados pelos investigadores, conserva alguns exemplares da série, pois estes mesmos ainda representam algum valor excepcional para fins de investigação, de acordo com um conjunto de critérios específicos pré-concebidos, pessoa que aplica este método terá de possuir uma cultura geral, pois este método ao ser subjectivo pode gerar uma falsa impressão de como era a série original, por este motivo este método é considerado como um método complementar de uma primeira amostragem. A amostragem sistemática é a aplicação de critérios estabelecidos a priori e que se fundamentam em qualquer característica objectiva dos documentos, é de fácil aplicação e ser pouco dispendiosa, não é um método absolutamente válido do ponto de vista estatístico e a amostra obtida não pode ser usada para reconstituir o todo. Este método não garante a conservação dos espécimes mais importantes, resulta do estabelecimento de uma determinada pauta de selecção fundada em qualquer característica material dos documentos. Esta amostragem sistemática divide-se nas seguintes variantes: amostragem topográfica (que consiste em conservar a documentação de apenas umas ou algumas delegações representativas num todo, mas conserva-se alternadamente, num ano de uma delegação e no ano seguinte de outra, e assim sucessivamente num esquema rotativo), amostragem alfabética (tem por base a selecção das letras do alfabeto, utilizada em séries homogéneas de processos individuais ordenados alfabeticamente, fazer uma análise para determinar a letra que melhor representará, e se aproximará, da dimensão da amostra que se deve ter em conta na representação da totalidade da série), amostragem numérica (conservação de um elemento em cada dez ou vinte, método parecido ao de amostragem aleatória e pode ter resultados minimamente aceitáveis para estudos estatísticos em peças de arrumação aleatória, não deve ser utilizado quando exista uma ordenação alfabética, cronológica ou topográfica), e amostragem cronológica (conservar a totalidade dos documentos produzidos em períodos de referências previamente estabelecidos, recomenda a adopção dos anos de recenseamento como referência para se poder efectuar comparações com outros dados demográficos, aplicado ao tipo de ordenação cronológica). A amostragem aleatória consiste em seleccionar ao acaso, mas exige que todos os elementos da série tenham as mesmas probabilidades de serem seleccionados, tem técnicas matemáticas que determinam o tamanho representativo da amostra para o universo em estudo, método muito utilizado em grandes volumes de documentos que contenham dados com características uniformes e com poucas variações de conteúdo, é aplicado em séries fechadas com uma data de início e fim de série, nas séries contínuas ou abertas impede a determinação de amostra estatisticamente válidas, porque a soma das amostras de uma parte da série ao longo de um determinado período não garante que seja igual à amostra hipotética da série inteira. É de fácil aplicação ascende na validação estatística dos resultados obtidos e permite a reconstituição da totalidade da série, mas tem o facto de ser praticamente impossível que a amostra recolhida inclua os casos excepcionais da série. Utiliza-se os métodos de amostragem quando as características da documentação permita a sua aplicação, o não reconhecimento da série como de interesse informativo que justifique a sua conservação permanente global e se considere radical a opção de eliminação total, a eliminação total se considere apropriado a conservação de alguns documentos. Os métodos de amostragem têm aspectos positivos e negativos, pois quando se opta por os aplicar a uma determinada série, a aplicação do método de amostragem tem um factor determinante as características da documentação, os custos de armazenamento e a recuperação para eventuais fins de investigação. A elaboração do plano de avaliação, tem como objectivo determinar o valor arquivístico ou histórico dos documentos de arquivo. Ele determina se os documentos em que acabou o prazo de conservação em fase activa ou semiactiva, se vão ser conservados ou eliminados. Assim sendo a avaliação é um instrumento de preservação do património arquivística, que funciona através da aplicação requisitos, tais como a elaboração de uma tabela de selecção que esteja interligada com o plano de classificação próprio de organismo. O plano de avaliação dos documentos consiste em atribuir um valor primário ou secundário aos documentos e assim sendo fixar prazos de conservação. Ao elaborar o plano de classificação temos de ter em atenção certos critérios, pois através deles é que vamos fundamentar a proposta final para cada unidade de avaliação. Depois de termos terminado o processo de avaliação, teríamos de apresentar ao IAN/TT, um relatório de avaliação, onde lá colocamos toda a informação pertinente, para depois obter o parecer positivo. Segundo as regras propostas pelo IANTT, quando se procede ao relatório de avaliação esse mesmo deve incluir a seguinte informação: “//Descrição dos objectivos;// // Metodologia de trabalho seguida; // // Contextualização do universo documental avaliado; // // Proposta de Tabela de Selecção que consigne e sintetize as disposições emergentes da avaliação efectuada; // // Modelos de Auto de Eliminação, de Auto de Entrega e de Guia de Remessa; // // Plano de intervenção sobre a documentação de conservação permanente; // // Anexos: folhas de recolha de dados das séries, legislação, organogramas, planos de classificação ou outros instrumentos de descrição relativos ao universo avaliado”. ////**[1]**// O relatório de avaliação é aprovado depois de concluído as conclusões de avaliação e também da apresentação da proposta da tabela de selecção. Quando as séries estão em mau estado de conservação, uma das opções é efectuar à transferência do suporte, de forma a poder preservar as séries originais. A proposta de intervenção que o IANTT, propõem é os seguintes itens: “//Reinstalação e acondicionamento da documentação em condições físicas e ambientais adequadas;// // Planificação do seu tratamento técnico. Prever a afectação de pessoal especializado para a elaboração de instrumentos de descrição que permitam o acesso e a consulta desse património arquivístico; // // Alteração do suporte de séries documentais muito extensas, que pelas suas características intrínsecas possam, depois de devidamente autorizado pelo IAN/TT, vir a ser objecto de substituição do suporte original // ” Quando se procede à elaboração dos modelos, baseia-se na legislação já existente, pois esta mesma irá ajudar a determinar quais os correctos procedimentos a tomar na avaliação das séries. Quando se faz a avaliação às séries, têm-se que criar Portarias de Gestão de Documentos, que posteriormente irão ser aprovadas conjuntamente pelo Ministro que superintende nos serviços e entidades envolvidos e pelo Ministro da Cultura ( |Decreto-Lei nº 447/88 , de 10 de Dezembro). Ao Instituto dos Arquivos Nacionais/Torre do Tombo compete dar o parecer sobre os projectos de Portaria ( |Decreto-Lei nº 60/97 , de 20 de Março). // O parecer do IAN/TT deve ser solicitado pelo organismo proponente, por ofício acompanhado dos documentos técnicos suficientes para identificar, contextualizar, justificar e operacionalizar no futuro as decisões da avaliação. Por outras palavras, o IAN/TT considera ser fundamental, para a formulação de um parecer, que os organismos entreguem para análise: // // As Folhas de Recolha de Dados elaboradas durante o processo de avaliação // // O Regulamento de Conservação Arquivística que pretendem ver aprovado, com os respectivos anexos (Tabela de Selecção e modelos de Guia de Remessa, Auto de Entrega e Auto de Eliminação). // // Os modelos de Folha de Recolha de Dados, de Regulamento de Conservação Arquivística, de Tabela de Selecção e dos restantes anexos ao Regulamento, definidos pelo IAN/TT, podem ser utilizados por qualquer organismo. Não sendo imperativo que os reproduzam em absoluto, é conveniente que, no que respeita ao conteúdo dos mesmos, não se verifiquem relevantes alterações. //
 * 4.5 - Definir métodos de amostragem**
 * 4.6 - Relatório de avaliação e procedimentos para aprovação**

[1]  PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1998.

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">Na primeira fase deste trabalho analisou-se a informação produzida e acumulada pela Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão (VC 1991-2001). <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">Na segunda fase, deu-se o início do plano de classificação, que consistiu na análise dos documentos produzidos e recebidos pela Associação de Estudantes. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">Procedeu-se individualmente à análise de cada documento inserido nas capas, dividimos por departamentos que por vezes dificultou a correcta análise visto os mesmos assuntos não estarem agrupados, mas sim se encontrarem dispersos entre as diversas capas. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">
 * Conclusão**