Trabalho+Prático+1


 * SUMÁRIO

0.Introdução 1.Breve caracterização da ESEIG 2.Caracterização da Associação de estudantes da ESEIG 3.Identificação dos Recursos 4.Sistema de organização do arquivo 5.Definição de um programa de intervenção 6.Conclusão Bibliografia

0.Introdução – enquadramento do trabalho ** No âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo iremos analisar a informação produzida e acumulada pela Associação de Estudantes da nossa escola, desde o seu início de actividade até aos dias de hoje. O Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG está dividido em vários sub-fundos, sendo que ao Grupo 1 e Grupo 2 coube estudar o sub-fundo AESEIG-VC 1991-2001. Uma vez que os dois grupos estão a estudar o mesmo sub-fundo, haverá lugar apenas a um relatório nesta primeira fase do trabalho.

Como objectivos propostos nesta primeira fase do trabalho, temos:  a) Caracterização da entidade  b)  Caracterização do sistema de arquivo  c) Identificação dos recursos  d)  Definição de um programa de intervenção (avaliação intercalar)

O desenvolvimento do trabalho foi dividido pelos vários elementos dos grupos, sendo que na última parte do tentamos reunir os diferentes pontos de vista da cada elemento no que concerne à “opinião” quanto à implementação de uma nova metodologia de organização do arquivo. Cumpre-nos ainda referir que, uma vez que este arquivo definitivo se refere ao período de 1991 a 2001, algumas informações não estão já disponíveis o que de certa forma nos dificultou e elaboração de algumas considerações.

Tutelada pelo Instituto Politécnico do Porto, a ESEIG foi criada em 1990, dando início o curso de Contabilidade e Gestão, com o grau de Bacharelato. A ESEIG começou a sua actividade em dois pólos, um em Vila do Conde e outro na Póvoa de Varzim, sendo que, em 2001 fica concluído o actual edifício. De carácter inovador, destaca-se o seu moderno design sob o ponto de vista arquitectónico e que em simultâneo reúne um conjunto de infra-estruturas (salas de aula, laboratórios, biblioteca, auditório, etc.) adequadas ao desenvolvimento das suas actividades, sejam lectivas, culturais, lúdicas, entre outras. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Ao longo de mais de uma década, novos cursos foram sendo ministrados e em 2006 a adequação segundo o modelo de Bolonha, foi uma realidade na totalidade dos cursos da ESEIG. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">A ESEIG tem vindo a dar prioridade à preparação de estudantes para a vida activa, tornando-os profissionais qualificados prontos a ingressar e enfrentar os desafios do mercado de trabalho. O serviço à comunidade onde se insere é outra pretensão da ESEIG, tentando dar o seu contributo para o desenvolvimento dessa mesma comunidade e região adjacente. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">No que concerne os órgãos de gestão, estes são constituídos pelo Director, Conselho Pedagógico e Conselho Científico.
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-fareast-font-family: Tahoma"> 1. ****<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Breve caracterização da ESEIG – Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão **

A ESEIG, de 1991 a 2001 encontrava-se dissociada em dois fundos autónomos: o núcleo de Vila do Conde (ESEIG - VC) e o núcleo da Povoa de Varzim (ESEIG – PV), cada uma delas tinha uma Associação de Estudantes. Em 1991 são publicados em Diário da República os primeiros estatutos da associação de estudantes da ESEIG – VC. Relativamente à Associação de Estudantes da ESEIG – PV, somente em 1993 é que é publicado em Diário da República os primeiros estatutos da associação. Estas duas associações de estudantes permaneceram independentes até 2001. Em Outubro de 2001 são inauguradas as novas instalações da ESEIG, ficando esta a ser centralizada num só núcleo, obrigando à junção das duas associações. Em 14 de Março de 1991, a Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industrias e de Gestão, reuniu em assembleia-geral, cujo objectivo era aprovar o projecto de estatutos da mesma. Em Novembro de 2001 são realizadas as primeiras eleições para a Associação de Estudantes da ESEIG, devido à falta de concordância por parte dos dois núcleos. A AEESEIG era constituída por 38 elementos, distribuídos por 11 departamentos: Direcção, Conselho Fiscal, RGA, Departamento Desportivo, Departamento Recreativo, Departamento de Comunicação, Departamento Comercial, Departamento de Instalações e Serviços, Departamento de Relações Públicas, Departamento de Apoio ao Aluno e Departamento Informativo.
 * 2. ****<span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Caracterização da Associação de Estudantes da ESEIG **


 * 2.1. Associação de Estudantes de Vila do Conde (1991-2001) **

A Associação de Estudantes regia-se pelos princípios comuns e básicos do movimento associativo – democraticidade, representatividade, unicidade, apartidarismo e religiosidade.
 * 2.1.1. Objectivos da AE ESEIG-VC: **

Como objectivos tinham a missão de representar globalmente os estudantes defendendo os interesses destes. Também como objectivo tinham a participação em todas as questões de interesse académico, no que se referia à matéria de política educacional, sectorial ou geral. Fomentar o desenvolvimento cultural e físico e fortificar os laços de solidariedade entre os estudantes da escola, estabelecendo relações e contactos com outras associações juvenis. Contribuíam para a integração dos estudantes na vida <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-char-type: symbol; mso-symbol-font-family: Tahoma">  profissional, apoiando a inserção dos mesmos no mercado de trabalho.

A Associação de estudantes era composta por diversos órgãos que comportavam com um mandato de duração de 1 ano, a Reunião Geral de Alunos (órgão máximo, cujas deliberações vinculativas se destinam aos outros órgãos e a todos os estudantes). A Direcção (que elaborava o seu próprio regulamento interno e que podia admitir ou aceitar o pedido de demissão de qualquer dos seus membros) e respectivos departamentos (que elaboravam o plano de actividade e respectivo orçamento) e, por fim, o Conselho Fiscal. As competências da Reunião Geral de Alunos consistiam em eleger e destituir os corpos gerentes da associação, apreciar e deliberar o seu orçamento bem como o relatório de contas.
 * 2.1.2. Órgãos componentes: **

Competia à Direcção realizar um programa de actividades, cumprir os estatutos da associação e as decisões da RGA, orientar todo o trabalho da associação elaborando regulamentos internos de actividades consideradas convenientes, desde que obedeçam aos presentes estatutos, representava a associação em todos os actos e veemências a intervir, assegurava a gestão e administração do património da associação, sendo da sua inteira responsabilidade a utilização e conservação dos mesmos. Cabia ainda à Direcção elaborar um relatório e contas de gerência a ser submetidas a um parecer do conselho fiscal e homologadas na primeira reunião geral. A Direcção incentivava a participação dos estudantes em todas as actividades associativas, promover a eleição dos delegados de turma e a delegação das comissões de curso, estabelecia as normas conducentes ao funcionamento das comissões de curso e caso necessário, nomeava comissões com vista ao estabelecimento ou efectivação das suas deliberações.
 * Direcção **

Competia ao Conselho Fiscal fiscalizar os actos de gestão da Direcção da associação e examinar a contabilidade da mesma, elaborar um parecer sobre o relatório e contas a submeter anualmente à aprovação da RGA e participar nas reuniões da direcção.
 * Conselho Fiscal **

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">A Associação de Estudantes da Póvoa de Varzim tinha como missão p romover actividades culturais, recreativas, desportivas de modo a proporcionar a boa projecção da ESEIG e sempre com o intuito de servir os interesses dos alunos que representava.
 * 2.2. ** **Associação de Estudantes da Póvoa de Varzim (1991-2001)**

Compete à Associação de Estudantes representar os estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – Núcleo da Póvoa de Varzim e defender os seus interesses, participar em todas as questões de interesse estudantil, nomeadamente, em matéria de politica educacional, sectorial ou geral, promover a formação cívica, física, cultural e científica dos seus membros, fortificar os laços de solidariedade entre estudantes desta Escola e estabelecer relações e contactos com outras Associações Juvenis, contribuir para a integração dos estudantes na vida profissional, procurando estabelecer contactos permanentes e cooperar com outras Associações de classe.
 * 2.2.1 ** **Objectivos da Associação de Estudantes**

A Associação de Estudantes tinha como princípios fundamentais a democraticidade velando o direito que assistia a todos os estudantes de participar na vida associativa, incluindo eleger e serem eleitos para os corpos directivos e nomeados para os cargos associativos. A independência de partidos políticos, organizações estatais, religiosas ou quaisquer outras que, pela sua natureza, poderiam por em causa a independência dos estudantes ou dos órgãos associativos e a autonomia na elaboração dos seus Estatutos e demais normas internas, na eleição dos respectivos órgãos, na gestão e administração do seu património e na elaboração dos planos de actividade
 * 2.2.2. Princípios Fundamentais **

Composição e Responsabilidade da Direcção
 * Direcção **

A Associação de Estudantes é dirigida e administrada por uma direcção, que a representa em todos os aspectos legais e constitui-se por um presidente, dois vice-presidentes, um secretário-geral, um tesoureiro e seis vogais.

A Direcção representava a Associação em todos os actos e actividades em que, por decisão dos alunos a Associação participava. Tinha que realizar o programa de actividades e convocava as Reuniões Gerais de Alunos. A Direcção estava subjugada aos Estatutos fazendo cumprir os mesmos bem como as decisões da Reunião Geral de Alunos. Tinha a incumbência de administrar os bens e o património da Associação. A sua actividade era expressa no plano de actividades e orçamento, no final do exercício deveria apresentar um relatório de contas e gerência. Deveria, ainda, procurar e aceitar subsídios, doações, heranças ou legados.
 * Competências da Direcção **

O Departamento Recreativo/Cultural tinha como função dinamizar todo o tipo de actividades recreativas e culturais. O Departamento Desportivo organizava actividades desportivas. O Departamento Social-Pedagógico tinha como missão solucionar as necessidades dos alunos a nível de alojamento, refeições e/ou qualquer tipo de benefícios sociais, bem como procurar o bom funcionamento de todo o sistema pedagógico no relacionamento professores-alunos, marcação de mapas de frequências, exames, etc. O Departamento de Saídas Profissionais contactava empresas, gabinetes, associações empresariais, etc, com o objectivo de obter cedência de estágios e/ou empregos. Quanto aos Departamento de Tradições Académicas e Departamento Académico/Praxe não existem dados concretos sobre as suas funções.
 * Funções dos Departamentos **

A Assembleia-geral era o órgão deliberativo máximo da Associação e é designada de “Reunião Geral de Alunos. É composta por todos os alunos no pleno gozo dos seus direitos, tendo direito a um voto. A Assembleia-geral tinha como competências decidir sobre todos os assuntos de interesse para a Associação, como eleger a Mesa da Assembleia-geral, a Direcção e o Conselho Fiscal, aprovar o plano de actividades e o orçamento, podendo neles introduzir as alterações que entender convenientes, aprovar o relatório e contas da Direcção, alterar e reformar os estatutos e aprovar e alterar os regulamentos internos e regimentos. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">A Mesa da Assembleia-geral era constituída por um presidente e dois secretários e competia-lhe convocar a Assembleia-geral, convocar eleições, dar posse aos órgãos associativos e elaborar e assinar as actas da Assembleia-geral.
 * Assembleia-geral **

O Conselho Fiscal era composto por um presidente, um secretário e um relator. Competia ao Conselho Fiscal velar pelo exacto cumprimento dos Estatutos e regulamentos da Associação, dar pareceres sobre os orçamentos e relatórios das actividades e contas da Direcção relativos a cada ano.
 * Conselho Fiscal **

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Quando falamos em recursos afectos a um sistema de arquivo, temos necessariamente que referir três áreas distintas: os recursos humanos, os recursos materiais e os recursos financeiros. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Tratando-se de uma Associação com 17 anos de vida e abordando mais concretamente o período compreendido entre 1991 e 2001, na presente data não nos é possível reunir muita informação relativa aos recursos existentes nessa época. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Tentando de uma forma muito abrangente caracterizar os recursos humanos que se reportavam a esses anos, salientamos a divisão deste órgão associativo em 11 Departamentos os quais eram constituídos por 38 membros/elementos. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">No que concerne aos recursos materiais e financeiros, e não dispondo de qualquer informação fornecida pela AEESEIG, não nos foi possível obter nem caracterizar qualquer tipo de informação de carácter mais detalhado.
 * 3. ****<span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Identificação dos recursos **

Sistema de arquivo é um conjunto de elementos, (entidades, meios e procedimentos) que funciona de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos produzidos/recebidos por um organismo no exercício das suas actividades. São elementos de um sistema de arquivo os documentos, as instalações, os equipamentos, os recursos humanos, as regras, os instrumentos de técnicos. O sistema de arquivo resulta na clara necessidade do tratamento da documentação, desde as suas origens, até à sua conservação definitiva, o que implica que o arquivo deve, enquanto unidade orgânico – funcional, controlar todo o ciclo de vida dos documentos. O Sub-fundo da Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – Vila do Conde no período de 1991-2001, encontra-se no arquivo definitivo. Os documentos estão agrupados em vinte e três capas, no entanto, a documentação relacionada com a Contabilidade, encontra-se localizada num armário da ESEIG. <span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'"> Não existe nenhum plano de classificação, nem tabelas de selecção. A documentação encontra-se algo desordenada, estando no entanto organizada por datas e por departamentos.
 * 4. ****<span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Sistema de organização do Arquivo **

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">O quadro a seguir apresentado expõe a síntese dos documentos existentes nas pastas que foi possível consultar até à data de entrega do trabalho.

<span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-fareast-language: PT; mso-bidi-language: AR-SA"><span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-fareast-language: PT; mso-bidi-language: AR-SA">**4.1.** <span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-fareast-font-family: 'Times New Roman'; mso-fareast-language: PT; mso-bidi-language: AR-SA">**Quadro 1 – Síntese da documentação / Pastas** <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Organizado por destinatário || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Separada por cartas e outros || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Cartas <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Fax (estes organizador por entidades) || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Cartas <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Fax Correspondência recebida <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Cartas <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Fax || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Consta uma acta no Dep. Pedagógico que deveria estar arquivada em dossier próprio (livro de actas) <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Um Aviso datado de Março, não deveria constar nesta pasta, dado que a data não é correspondente || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Fichas de jogo <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Avisos || Documento Pedagógico Documento Recreativo Documento Relações Publicas Documento Cultural || Documentos diversos || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Folhas de presença <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Nota a remeter para livro de actas || Departamento Pedagógico Departamento de Tradições Académicas Departamento Cultural Departamento desportivo || Direcção <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Lista de alunos votantes; listas; <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Actas e relatórios de contas <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Separador “Regulamentos” sem qualquer docum.
 * Nº da pasta || Ano da pasta / extremos || Descrição || Observações ||
 * 2 || 1998 || Expediente geral || Fax recebidos
 * 3 || 1998 || Expediente geral || Correspondência recebida
 * 4 || 1998 || Expediente geral || Correspondência enviada
 * 5 || 1999 || Expediente geral || Correspondência enviada
 * 6 || 1997 – 2003 || Publicidade || Material diverso de Publicidade ||
 * 7 || Out. a Dez. 2001 || Departamentos vários || Correspondência diversa por Departamento
 * 9 || 1997 || Departamentos vários || Documentação diversa por departamento ||
 * 10 || 1999 a 2001 || Departamento Desportivo || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Inscrições por modalidade de jogo
 * 12 || 2000 || Documento da Direcção
 * 14 || 1991 a 1995 || Direcção e Departamentos || Documentos organizados por departamentos do ano de 1991 a 1995 ||
 * 15 || 1998 || Direcção || Reuniões
 * 16 || 1998 || Direcção e Departamentos || Os documentos estão divididos por departamentos sendo num total de 6 ||
 * 17 || 1999 || Direcção

Departamento Pedagógico <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Fichas de inscrição (Bolsas de Estudo) <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Panfletos (Formação) <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Plano de estudos de contabilidade

Departamento de Tradições Académicas <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Comissão de Praxe – Docs. diversos

Departamento Cultural <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Jornal da ESEIG

Departamento Desportivo <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Documentação relacionada com vários torneios || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · A documentação enviada está arquivada por entidade || <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Alimentação <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Comunicação <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Cultura <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Recreio <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Etc. || Tesouraria || Documentos de Despesa <span style="FONT-SIZE: 10pt; FONT-FAMILY: Symbol; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Symbol; mso-fareast-font-family: Symbol"> · Recibos de telefones, TV Cabo, Almoços, Jantares, Alojamento, Papelaria, Fotografias Saídas de Caixa Cheques Depósitos bancários || 5. Definição de um programa de intervenção (avaliação intercalar) ** Situação actual da documentação
 * 20 || Janeiro a Setembro 2001 || Correspondência diversa || Correspondência enviada e recebida
 * 42 || 2000 || Publicidade de documentos / Cartões sem data || Documentos diversos todos misturados ||
 * s/n || 1996 || Contabilidade/Tesouraria || Documentos de despesas estão organizados por itens
 * s/n || 1997 - 1998 || Contabilidade
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">

Conforme já referido anteriormente, a documentação encontra-se distribuída por vinte e três capas, sendo que a respeitante à contabilidade está depositada num outro armário. Ao analisarmos algumas pastas, constatamos que estas se encontram numeradas e na lombada das mesmas existe informação relativa ao ano/período de tempo a que a informação reporta e ao departamento e/ou assunto a que respeita. No entanto, a documentação dentro das mesmas não está organizada. Em alguns casos existe uma ordenação cronológica, mas encontramos documentos que consideramos que estão mal colocados, denotando uma falta de cuidado no tratamento dado à informação.

// “A gestão de documentos deixou há muito de ser uma técnica orientada apenas pelo bom senso e pelo bom gosto pessoal. Tem regras precisas e procedimentos eficazes.” // // José Mattoso 1998 //

No nosso entender qualquer tratamento relativamente a esta documentação deve levar em conta a estrutura orgânico-funcional da associação, sem nunca esquecer os princípios fundamentais da Arquivística do respeito pela ordem original e o princípio da proveniência. Pensamos que uma correcta gestão documental deve envolver e aperfeiçoar-se com base no modelo de investigação quadripolar. Este modelo assenta em quatro pólos de análise: pólo epistemológico (crenças e valores partilhados por investigadores, conhecimentos científico), pólo teórico (reconhecimento do objecto e a formulação de conceitos, hipóteses e teorias), pólo técnico (contacto com a realidade do objecto – observação e avaliação) e pólo morfológico (reflecte a eficácia das operações).

Assim sendo, descrevemos os passos que julgamos necessários para proceder ao tratamento da documentação relativa ao Sub-fundo da Associação de Estudantes da ESEIG – Vila do Conde no período de 1991-2001.
 * 1) Recolha e análise de informação relativa ao organigrama da Associação durante este período bem como as funções desempenhadas por cada departamento e seus membros através entrevistas e questionários; regulamentos, estatutos e outros documentos relevantes;
 * 2) Análise minuciosa de cada documento existente no arquivo;
 * 3) Elaboração de um quadro de classificação de acordo com a estrutura orgânico-funcional da unidade produtora obtendo assim a informação precisa de cada unidade orgânica, tipo de documentação produzida e qual a funcionalidade que lhe é inerente;
 * 4) Definição de um plano de classificação ajustado á realidade da organização.

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Os pontos aqui focalizados, poderão servir de ponto de partida ao estudo minucioso do Arquivo, servindo de base à elaboração de um Regulamento de Conservação Arquivística para o próprio arquivo, assim como definição de um conjunto de procedimentos e metodologias adequados à gestão documental. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">Em primeiro de tudo podemos concluir que este trabalho irá trazer aspectos positivos, pois permite-nos desenvolver as nossas capacidades profissionais na área de arquivo, em que, de certa forma deparamo-nos com o papel de “gestores de informação”. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">Ao realizar esta fase, que consiste em analisar a informação produzida e acumulada pela Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão (VC 1991-2001), estamos a dar passos para proceder à devida organização do fundo respectivo e a colocar em prática os nossos conhecimentos adquiridos ao longo do curso. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">É também de evidenciar que será uma mais valia para todos os participantes que optaram em realizar o estágio profissional na área de Arquivo.
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">6.Conclusão **

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">Contudo, existem alguns entraves na elaboração deste trabalho, ou seja, o facto de alguma documentação não estar devidamente classificada/ordenada, acrescido de que actualmente muita informação que nos seria útil não estar já disponível, dificultando assim a elaboração devida de alguns itens. É evidente e notória a falta de uma política de gestão documental. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">Apesar dos “obstáculos” iniciais, esperamos superar as dificuldades e obter o resultado final esperado e ainda adquirir mais conhecimentos práticos nesta área e acima de tudo percebermos que afinal a área de arquivo não é aquela ideia concebida de “maçuda”, mas sim uma área bastante complexa, que possuí uma variedade de informação e documentação, que é importante tanto na nossa vida pessoal como profissional. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">Importa ainda salientar que, está a ser respeitado o princípio de proveniência e da ordem original da documentação. Como documento orientador temos as políticas para a gestão documental da informação, através das respectivas normas.

<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'; mso-bidi-font-weight: bold">Com este estudo de caso, é notório o procedimento incorrecto de organização de um arquivo de acordo com as regras de “bom senso” ou de “gosto pessoal”, sendo que devemos sempre ter em conta um vasto conjunto de regras específicas e procedimentos devidamente fundamentados.

CRUZ MUNDET, José Ramón – Manual de archivística. Ed. corrigida e actual. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2001.
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Bibliografia **

Enquadramento da AEESEIG - [Em linha]. [Consultado em 06 de Mar. 2008]. Disponível na Internet: URL < [|http://eseig.ipp.pt/moodle/mod/resource/view.php?id=7953  <span]style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT">>

<span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão – [Em linha]. [Consult. em 10 Mar. 2008]. Disponível na Internet: URL< [|http://www.eseig.ipp.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=50&Itemid=54]>

ISO 9001-2000 – Gestão da Qualidade

ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 1: General - NP 4438-1:2005

ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 2: Guidelines / NP 4438-2:2005

<span style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Tahoma; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: 'Times New Roman'">PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998.

RIBEIRO, Joaquim – “Sistemas de Informação: Arquivo” [em linha]. [consultado em 08 de Março 2008] Disponível na Internet em URL: < [|http//joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Quadripolar.htm]  >