Trabalho+Prático+2

0 - Introdução 1 - Descrição do fluxo informacional - 2 - Caracterização do plano de classificação 3 - Tabela de classificação 4 - Descrição das lombadas das capas ou botas de fundo AESEIG 1991-2001 5 - Caracterização de instrumentos de acesso 6 - Conclusão ** **7 - Bibliografia**
 * Sumário
 * Anexo**


 * 0 - Introdução**

No âmbito da disciplina de Projecto de Arquivo será analisada a informação produzida e acumulada pela Associação de Estudantes da nossa escola, desde o seu início de actividade até aos dias de hoje. O Fundo da Associação de Estudantes da ESEIG está dividido em vários sub-fundos, sendo que ao Grupo 1 e Grupo 2 coube estudar o sub-fundo AESEIG-VC 1991-2001. O desenvolvimento do trabalho foi dividido pelos vários elementos dos grupos, sendo que na última parte do tentamos reunir os diferentes pontos de vista de cada elemento no que concerne à “opinião” quanto à implementação de uma nova metodologia de organização do arquivo. Para elaborar um plano de classificação que correspondesse às necessidades da instituição baseamo-nos na análise da documentação existente (documentação produzida e recebida). Referimos ainda que, uma vez que este arquivo definitivo se refere ao período de 1991 a 2001, algumas informações já não se encontram disponíveis, o que de certa forma nos dificulta.

** Na descrição do fluxo informacional teve-se em conta toda a estrutura orgânico-funcional, independentemente do tipo de departamento ou serviço que produza documentação dentro da instituição em estudo. É necessário conhecer as fases que compõem os arquivos. Estes são divididos em três fases: a fase custodial (fase do saber fazer); a fase técnica (prima pela gestão dos documentos, normalização arquivística, conservar nos serviços próprios a documentação como manuscritos, impressos, periódicos, qualquer que seja o documento); por fim a fase científica e pós custodial (os arquivos são tratados como sistemas de informação). O conhecimento do processo do órgão produtor é fundamental para a manutenção da documentação produzida, de forma a manter o valor histórico, intelectual e físico do documento. O registo dos elementos nesta fase é necessário para avaliar a função arquivística, a finalidade de atribuição de valores para o documento, a definição de prazos para a sua guarda e a racionalização dos arquivos como eficiência administrativa.    O recenseamento da documentação visa: identificar os métodos de organização da documentação, analisar a existência de instrumentos auxiliares de classificação; conhecer os circuitos pelos quais a documentação circula; apurar as funções da documentação; recolher e analisar dados elementares sobre a documentação em fases activa, intermédia e definitiva; caracterizar o sistema de instalação e armazenamento da informação; proceder à avaliação das condições de conservação da documentação acumulada e fazer um levantamento das necessidades do serviço em relação à gestão documental e à gestão integrada do seu próprio arquivo.  Incorporação é a aquisição gratuita e a título definitivo de documentos de Arquivo por um Arquivo que sobre eles passa a ter jurisdição plena. Esta tem duas vertentes: incorporação do tipo ordinário (transferências dos documentos da entidade produtora para o Arquivo, ex. Arquivo Distrital do Porto) e a do tipo extraordinário (são realizadas sem prazos, nem controlo por parte do Arquivo – existe diálogo).  ·  __Incorporação do tipo ordinário __ Transferências directas em massa – correspondem a uma urgência pois a entidade produtora já não possui capacidades para conservar a documentação. Transferências directas regulares – têm prazos estipulados por parte das duas entidades, a que produz e a que recebe, que têm de ser cumpridos. É necessário garantir o rápido acesso à Informação.   ·  __Incorporação do tipo extraordinário __ <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Doação – (implica um controlo de ambas as partes, sendo gratuita e irrevogável) <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Dação – (pagamento de dívidas ao Estado, também irrevogável) <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Legado – (é tipo testamento) <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Compra – (quase inexistente) <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Reintegração – (quando os documentos voltam à sua origem) <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Depósito – (a entidade produtora pede ao Arquivo para guardar a documentação continuando esta a ser pertença da entidade produtora). <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-font-weight: bold; mso-bidi-language: #AC45">As transferências devem obedecer aos seguintes princípios: <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Os procedimentos devem ser simples mas sem perder o rigor; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Assegurar uma recuperação eficaz e rápida da documentação; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Permitir a posterior redacção de instrumentos de descrição; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Respeitar o princípio da proveniência; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Conhecer os serviços que enviam a documentação (os documentos são o reflexo da organização por isso deve-se respeitar o princípio da proveniência e o Arquivista deverá ter interdisciplinaridade) <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-font-weight: bold; mso-bidi-language: #AC45">Os critérios para a estabelecer são o f <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">im da tramitação; o grau da utilização e a localização do Arquivo. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Antes da incorporação devem ser efectuadas as seguintes operações: <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-font-weight: bold; mso-bidi-language: #AC45"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-font-weight: bold; mso-bidi-language: #AC45">Ao proceder-se à entrega da documentação o <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45"> responsável dos serviços produtores deve conferir a documentação enviada ao Arquivo e este aceitará apenas processos concluídos, completos e bem acondicionados. Será atribuído um número a cada unidade de instalação recebida e pedir-se-ão os instrumentos de descrição elaborados nos serviços produtores da documentação recebida. Por último, será preenchida uma guia de incorporação. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-font-weight: bold; mso-bidi-language: #AC45"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-font-weight: bold; mso-bidi-language: #AC45">A recepção da documentação passa pelo c <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">onfronto da guia de incorporação com as unidades de instalação recebidas e pela atribuição de cotas topográficas. Em seguida, procede-se ao registo na base de dados relativa às incorporações e classifica-se a documentação.
 * 1 - Descrição do fluxo informacional
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial">Breve descrição do ciclo de vida dos documentos **
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial">Recepção e Produção **<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial">– consistem no recenseamento e análise documental, cujos objectivos são inventariar os documentos, identificação do suporte de armazenamento, análise do valor dos documentos acumulados e determinar de que forma se procede à avaliação documental.
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial">Recenseamento da documentação - **<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial"> consiste num estudo prévio da documentação, produzida e recebida por uma instituição, de forma a conhecer os respectivos serviços e departamentos da entidade, determinando-se aquele que produzem documentação.
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial">Circulação e incorporação **<span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial"> – a circulação consiste em todo o trajecto efectuado pelo documento, desde que é feita a sua recepção até á fase do armazenamento.
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Diálogo com os serviços produtores;
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Submeter a proposta delineada à consideração superior;
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Elaborar um regulamento de incorporações;
 * <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-family: Arial; mso-bidi-language: #AC45">Fomentar junto dos serviços a eliminação de documentos desnecessários

**2 - Caracterização do plano de classificação**

Tendo por base o disposto no Manual Para a Gestão de Documentos, do Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo, o plano de classificação é um documento no qual se regista o sistema de classes concebido para a organização de um arquivo corrente e as respectivas notas de aplicação, nomeadamente quanto ao âmbito das classes e à ordenação das unidades arquivísticas abrangidas por cada uma. Desta forma determina-se toda a estrutura de um arquivo. O plano de classificação é assim um elemento estruturante do sistema de arquivo de qualquer organismo, onde se fixa por escrito todos os procedimentos, práticas arquivísticas associadas à classificação e regras que permitem a organização dos documentos de arquivo. Aquando da elaboração de um plano de arquivo é fundamental conhecer a organização em questão e ter em consideração as suas necessidades, recursos e o tipo de documentação por ela produzida, assegurando-se desta forma a elaboração de um plano que respeite a realidade da organização. O Plano de Classificação, que deverá ser formalmente aprovado pela direcção, deve ser organizado nos seguintes capítulos: <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-fareast-font-family: Arial"> a.  recomendações genéricas; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-fareast-font-family: Arial"> b.  classificação; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-fareast-font-family: Arial"> c.  descrição de conteúdo das séries, caracterização das unidades arquivísticas e formas de ordenação; <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-fareast-font-family: Arial"> d.  registos; e. índice;

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 * 3 - Tabela de classificação
 * 4 - Descrição das lombadas das capas ou botas de fundo AESEIG 1991-2001**
 * 5 - Caracterização de instrumentos de acesso**

Os instrumentos de acesso à informação são parte integrante e fundamental de um serviço/entidade que pretende disponibilizar aos seus utilizadores o acesso à informação, de uma forma rápida, eficaz, eficiente e credível. São designados como instrumentos de acesso todos os recursos que permitem a distribuição, difusão, partilha e recuperação da informação. Estes podem ser de cariz electrónico disponibilizado via Internet ou manual, onde todos os registos se encontram em suporte papel; as bases de dados são também instrumentos de acesso. De seguida, definimos alguns instrumentos de acesso. Por norma, estes são os mais utilizados e publicados pelas instituições. São eles o Catálogo, Índice, Guia e Inventário. Relativamente aos instrumentos de acesso da documentação da Associação de Estudantes da ESEIG, de momento são nulos, uma vez que este é o trabalhado a elaborar pela turma do 3º ano de CTDI. Os alunos estão a proceder à recolha da informação produzida e recebida pela referida entidade a fim de elaborar instrumentos de acesso que melhor se adeqúem ás necessidade desta entidade.
 * Catálogo** – enumera os instrumentos de descrição documental produzidos por um serviço de arquivo, um organismo ou um grupo de organismos e que guia o utilizador sobre os fundos tratados. É um instrumento de descrição documental de ordem geral que apresenta a informação por ordem alfabética. O catálogo em geral são os que mais são publicados pelas instituições, a sua elaboração requer uma minuciosa análise. Estes podem ser realizados a partir de um fundo doado e depois toda informação referente ao dito fundo é centrada no catálogo.
 * Índice** – consiste numa abordagem vertical e horizontal do sistema de informação. Os índices podem ter características muito diversas, o que permite igualmente considerar tipos específicos. Existem diversos tipos de índice podendo ser índice onomástico (lista ordenada por nome de pessoas), índice sistemático (lista ordenada por assuntos ou matérias), índice geográfico (lista ordenada por local) e índice cronológico (lista ordenada por datas), nas quais permite uma maior facilidade na recuperação da informação contida numa unidade arquivística (documento, unidade de instalação, série, fundo, grupo de arquivos, serviço de arquivo, organismo ou mesmo Estado).
 * Guia** – é um instrumento de referência, que tem como objectivo ajudar o utilizador na sua primeira visita ao arquivo. No guia existe informação básica e pertinente referente ao sistema de informação.
 * Inventário –** é um instrumento de acesso que é elaborado/utilizado a nível interno. Também “descreve um fundo ou núcleo até ao nível da série, referindo e enumerando as respectivas unidades de instalação, apresentando o quadro de classificação que presidiu à sua organização e devendo ser complementados por índices”.

**6 - Conclusão** <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">Na primeira fase deste trabalho analisou-se a informação produzida e acumulada pela Associação de Estudantes da Escola Superior de Estudos Industriais e Gestão (VC 1991-2001). <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">Na segunda fase, deu-se o início do plano de classificação, que consistiu na análise dos documentos produzidos e recebidos pela Associação de Estudantes. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold">Procedeu-se individualmente à análise de cada documento inserido nas capas, dividimos por departamentos que por vezes dificultou a correcta análise visto os mesmos assuntos não estarem agrupados, mas sim se encontrarem dispersos entre as diversas capas. <span style="FONT-SIZE: 11pt; LINE-HEIGHT: 150%; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT; mso-bidi-font-weight: bold"> **7 - Bibliografia**

CASTRO, Bernardino Guedes de – Balanço das actividades realizadas: no arquivo central da F.L.U.P.[Consult. 24 de Mar. de 2008]. Disponível na WWW: URL: [|http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/artigo5421.pdf <span] style="FONT-SIZE: 11pt; FONT-FAMILY: Arial; mso-ansi-language: PT"> CRUZ MUNDET, José Ramón – Manual de archivística. Ed. corrigida e actual. Madrid: Fundación Germán Sánchez Ruipérez, 2001. Enquadramento da AEESEIG -. [Consult. 06 de Mar. 2008]. Disponível na WWW: URL: http://eseig.ipp.pt/moodle/mod/resource/view.php?id=7953 Escola Superior de Estudos Industriais e de Gestão. [Consult. 10 Mar. 2008]. Disponível na WWW: URL:http://www.eseig.ipp.pt/index.php?option=com_content&task=view&id=50&Itemid=54 ISO 9001-2000 – Gestão da Qualidade ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 1: General - NP 4438-1:2005 ISO 15489-1 - Information and documentation – Records Management Part 2: Guidelines / NP 4438-2:2005 PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Avaliação da documentação acumulada. Lisboa: IAN/TT, 1998. PORTUGAL. Instituto dos Arquivos Nacionais / Torre do Tombo – Manual para a gestão de documentos. Lisboa: IAN/TT, 1998. RIBEIRO, Fernanda - //Os Instrumentos de acesso à informação das instituições monásticas beneditinas: uma abordagem crítica//. [Consult. 24 Março de 2007]. Disponível em WWW: URL: http://ler.letras.up.pt/uploads/ficheiros/4418.pdf RIBEIRO, Joaquim – “Sistemas de Informação: Arquivo” [Consult. 08 de Março 2008] Disponível na WWW: URL: [|http//joaquim_ribeiro.web.simplesnet.pt/Arquivo/Quadripolar.htm] SILVA, Armando Barreiros Malheiro da - Das ciências documentais à ciência da informação: ensaio epistemológico para um novo modelo curricular. Porto: Afrontamento, 2002.(Biblioteca das ciências do homem/Plural ).ISBN972-36-0622-4. Sousa, Renato Tarciso Barbosa - // CLASSIFICAÇÃO DE DOCUMENTOS ARQUIVÍSTICOS: TRAJETÓRIA DE UM CONCEITO //. [Consult. 24 Mar. 2008]. Disponível na WWW: URL: http:  www.**arquivistica**.net/ojs/include/getdoc.php?id=294&**a**rticle=64&mode=pdf

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 * Anexos